О компании Файні Льоди
Файні Льоди — украинский производитель натурального мороженого с сетью из более чем 100 точек продаж в разных регионах Украины. Бизнес объединяет собственные точки и франчайзинговых партнеров, поэтому ежедневная работа зависит от понятных стандартов, отчетности и ролевого доступа к данным.
Задача: автоматизация франшизы
Создать единую мобильную операционную систему для каждой торговой точки сети:
- Проверка открытия и закрытия смен сотрудниками
- Внесение выручки и формирование отчетов за день и месяц
- Контроль и фиксация нарушений в торговых точках
- Разделение ролей, филиалов, городов и партнеров франшизы
- Бэк-офис для администрирования, аналитики и наполнения бота
Решение: CRM и чат-бот для сети
Мы создали закрытый Telegram-бот с функциональностью для разных ролей сотрудников, пошаговыми чек-листами, напоминаниями, базой знаний и отчетностью. Защищенный веб-бэк-офис стал центром управления структурой, контентом и аналитикой. Telegram работает как фронт-офис ежедневных процессов, а веб-панель — как место настройки и контроля.
Архитектура системы
Тип чат-бота:
Платформы:
Telegram-бот для сотрудников
После входа бот определяет роль пользователя и показывает только доступные ему функции. Доступ открывается по номеру телефона, а роль привязывает сотрудника к нужному подразделению, городу и филиалу.
Продавцы проходят чек-листы открытия и закрытия смены и добавляют фото-подтверждения выполненных действий. Руководитель получает проверяемое подтверждение стандарта, а не формальную отметку.
Для стажеров предусмотрено отдельное введение в рабочие процессы через серию опросов и информационных сообщений. База знаний объединяет информацию о продукции, оборудовании и сервисе.
Администраторы фиксируют нарушения, контролируют смены и получают отчеты по сотрудникам и филиалам. Перерывы, нарушения, топливо и другие события сразу попадают в отчеты.
Веб-панель управления франшизой
Защищенная веб-панель управляет структурой компании, контентом бота, отчетами и расширенной аналитикой. Панель повторяет реальную иерархию бизнеса: подразделения, филиалы, города, партнеры, роли и связи между ними.
В админ-панели настраиваются подразделения, филиалы, города, роли сотрудников и связи между ними. Партнер видит свою франшизу, администратор — закрепленные точки, руководство — сводные показатели сети.
Чек-листы создаются для конкретных филиалов и ролей и могут включать комментарии, фотографии, рейтинги и числовые значения. Так реальные операционные стандарты переводятся в контролируемые цифровые сценарии.
Система поддерживает 18 типов отчетов для разных групп пользователей, партнеров, бухгалтерии и руководства. Отчеты отправляются в заданные Telegram-группы или персонально пользователям.
В панели редактируются тексты и кнопки бота, база знаний, материалы для стажеров и рассылки. Команда может самостоятельно обновлять стандарты и масштабировать систему на новые точки.
Функциональность CRM для франшизы
1
CRM с Telegram-фронт-офисом и защищенным веб-бэк-офисом
2
Роли и доступы для сотрудников, администраторов и партнеров франшизы
3
Чек-листы рабочих процессов с напоминаниями и фото-подтверждениями
4
Учет выручки, смен, перерывов, нарушений и расходов топлива
5
18 типов автоматизированных отчетов для разных уровней управления
6
База знаний для сотрудников и отдельный контент для стажеров
7
Гибкое управление текстами, рассылками, сущностями и аналитикой
