Автоматизація для франшиз з використанням чат-ботів

До проєктів Портфоліо/ Чат-боти / Файні Льоди

Файні Льоди — CRM у Telegram для керування мережею

Файні Льоди, український виробник натурального морозива з мережею понад ста точок продажу в багатьох областях України. Мережа поєднує власні торгові точки та партнерів франшизи, тому щоденні операції потрібно контролювати в розрізі міст, філій, працівників і зон відповідальності.

Створити єдину мобільну систему для організації робочих процесів у кожній торговій точці:

Перевірка відкриття та закриття змін працівниками
Внесення виторгу та формування звітів за день і місяць
Контроль і фіксація порушень у торгових точках
Розмежування ролей, філій, міст і партнерів франшизи
Бек-офіс для адміністрування, аналітики та наповнення бота

Система мала бути зрозумілою без окремого навчання та однаково зручною для працівників, адміністраторів і партнерів франшизи. Ключова складність полягала не лише в автоматизації окремих дій, а у створенні спільної операційної моделі для великої мережі. Водночас кожен користувач мав бачити тільки ті дані й інструменти, які відповідають його ролі. Окремо описали підхід до автоматизації роботи мережі точок і франшизи: від ролей та стандартів до винятків і управлінської звітності. Щоденний інтерфейс команди детальніше розібрано на сторінці Telegram-бота для співробітників, а управлінський цикл «доказ — відхилення — корекція» — у матеріалі про контроль роботи персоналу на офлайн-точках.

Створити закритий Telegram-бот із функціоналом для різних ролей працівників, покроковими чек-листами, нагадуваннями, базою знань і звітністю. Для адміністрування та аналітики створити окремий захищений веб-бек-офіс. Telegram став фронт-офісом для щоденної роботи команди, а веб-панель — центром налаштування структури, контенту та аналітики. Проєкт охопив понад 100 годин менеджменту та 400 годин розробки, після запуску система продовжила розвиватися разом із бізнес-процесами мережі.

Тип чат-бота:

Закритий, доступ за номером телефону

Платформы:

Telegram, WEB адмін-панель

Після входу бот визначає роль користувача та показує лише доступний йому функціонал. Доступ відкривається за номером телефону, а роль прив'язує працівника до потрібного підрозділу, міста й філії. Дані різних партнерів франшизи не змішуються.

Telegram-бот визначає роль працівника Файні Льоди

Продавці проходять чек-листи відкриття і закриття зміни та додають фото-підтвердження виконаних дій. Кожна дія складається з питань, коментарів, числових значень або фото. Керівник отримує не формальну позначку, а перевірюване підтвердження виконання стандарту.

Чек-лист відкриття і закриття зміни у Telegram

Для стажерів передбачено окреме введення в робочі процеси через серію опитувань та інформаційних повідомлень. База знань об'єднує інформацію про продукцію, обладнання та сервіс. Telegram-бот стає і робочим інструментом, і доступною інструкцією для команди.

Онбординг стажера у Telegram-боті Файні Льоди

Адміністратори фіксують порушення, контролюють зміни та отримують звіти по працівниках і філіях. Перерви, порушення, витрати палива та інші події одразу потрапляють у звіти. Команді не потрібно вручну зводити дані з чатів і таблиць.

Звіти й операційні події в Telegram-боті Файні Льоди

Окремий захищений веб-сайт використовується для керування структурою компанії, контентом бота, звітами та розширеною аналітикою. Панель відтворює реальну ієрархію бізнесу: підрозділи, філії, міста, партнерів, ролі та зв'язки між ними. Адміністратори можуть змінювати налаштування системи без втручання розробника.

Автоматичні звіти Файні Льоди в Telegram

Керування підрозділами мережі в адмін-панелі

Налаштування чек-листів для торгових точок

В адмін-панелі налаштовуються підрозділи, філії, міста, ролі працівників та зв'язки між ними. Така модель доступів потрібна для мережі з різними власниками й зонами відповідальності: партнер бачить свою франшизу, адміністратор — закріплені точки, а керівництво — зведені показники всієї системи.

Чек-листи створюються для конкретних філій і ролей та можуть містити коментарі, фото, рейтинги й числові значення. Питання чек-листа можуть вимагати коментар, фотографію, рейтинг або суму. Це дає змогу переводити реальні операційні стандарти компанії у контрольовані цифрові сценарії.

Система підтримує 18 типів звітів для різних груп користувачів, партнерів, бухгалтерії та керівництва. Звіти надсилаються у визначені Telegram-групи або персонально користувачам. Серед них — відкриття і закриття змін, порушення, виторг за день і місяць, паливо та роялті в розрізі партнерів і міст.

Окремі розділи показують відкриття і закриття змін, перерви, порушення, витрати палива та фінансові показники. У панелі також редагуються всі тексти й кнопки бота, база знань, матеріали для стажерів та інформаційні розсилки. Команда може самостійно оновлювати стандарти й масштабувати систему на нові точки.